Être productif et accomplir plus en moins de temps, c’est le rêve de nombreux actifs submergés par leur charge de travail. Selon une étude de l’APEC, 89% des cadres se déclarent stressés par leur volume de travail. Face à des journées trop remplies et des sollicitations permanentes, il devient difficile de rester efficace. Pourtant, mettre en place quelques habitudes simples peut vous aider à retrouver focus et sérénité. Découvrez dans cet article les secrets pour booster votre productivité !
Pourquoi est-il important d’être productif ?
Avant de rentrer dans le vif du sujet, attardons-nous sur les bénéfices d’une meilleure gestion de son temps. Au travail comme dans sa vie personnelle, savoir optimiser son organisation permet de réduire son stress et d’améliorer sa qualité de vie. En effet, selon une étude menée par Advice Strategique, 77% des salariés français se sentent régulièrement débordés par leur charge de travail. Un phénomène qui s’accompagne souvent de fatigue, de tensions nerveuses, de troubles du sommeil… À long terme, cela peut mener à de réels risques d’épuisement professionnel. Être plus productif en travaillant mieux, et non plus, est donc essentiel pour préserver sa santé mentale et physique. Cela permet également de gagner en efficacité et en compétences. En se libérant des tâches secondaires chronophages, on peut en effet se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Bref, que l’on soit entrepreneur, salarié ou jeune actif, booster sa productivité présente de nombreux intérêts et est l’un des secrets : réduction du stress, meilleur équilibre vie pro/vie perso, progression dans sa carrière, employabilité… Voyons à présent comment y parvenir !
Les voleurs de temps à identifier
Pour gagner en efficacité, la première étape consiste à repérer les activités qui vous font perdre votre temps. Emails à rallonge, réunions interminables, consultations fréquentes des réseaux sociaux… Les sources de procrastination sont nombreuses au bureau ! Selon une étude menée par Uberflip, les salariés passeraient en moyenne 2 heures par jour à lire leurs emails, soit plus de 500 heures par an ! Les notifications Facebook, Twitter et consorts viendraient également piquer en moyenne 1h26 minutes de leur temps de travail quotidien. Autre grande source de distraction : les interruptions par les collègues. Un salarié serait en moyenne interrompu toutes les 11 minutes dans son travail. Résultat, plus de 28% de son temps serait consacré à gérer ces sollicitations plutôt qu’à avancer sur ses dossiers. Une fois ces voleurs de temps identifiés, il devient plus facile de les contrer pour rester concentré sur l’essentiel !
Se fixer des priorités avec la méthode ABC
Beaucoup de gens perdent leur efficacité en papillonnant d’une tâche à l’autre, sans ordre de priorité. La méthode ABC permet justement de hiérarchiser ses activités pour rester focalisé. Cette technique consiste à répartir ses tâches en 3 catégories :
- A : très importants. Ces projets/dossiers ont un fort impact et des retombées majeures. Ils sont aussi urgents, avec une échéance serrée.
- B : importants. Il s’agit de tâches qui ont de la valeur, mais avec moins d’urgence ou d’enjeux stratégiques.
- C : peu importants. Ce sont toutes les petites tâches périphériques, non prioritaires (répondre à des mails secondaires, organiser des réunions d’informations…).
L’idée est donc de commencer par les projets de type A, qui sont les plus critiques. On enchaîne avec les dossiers de type B. Et on termine (si on a le temps !) par les activités de type C. Cette méthode de priorisation vous aide à rester concentré sur l’essentiel plutôt que de vous éparpiller. En distinguant l’urgent de l’important, vous focalisez votre énergie sur les missions à fort impact qui feront avancer vos objectifs.
La règle des 80/20
Autre principe très utile pour gagner en efficience : la loi de Pareto, aussi appelée règle des 80/20. Celle-ci stipule que 80% de vos résultats découlent de 20% de vos efforts. Concrètement, cela signifie que quelques tâches clés ont une influence disproportionnée sur vos objectifs. Par exemple, décrocher un nouveau gros client peut représenter 80% de votre chiffre d’affaires annuel. Tandis que des activités secondaires comme relancer des impayés ou mettre à jour le site web n’ont qu’un impact limité. En identifiant ces 20% d’actions vitales, vous pouvez concentrer vos efforts là où ils seront les plus payants. À l’inverse, ne passez pas trop de temps sur les 80% de tâches secondaires, sous peine de vous épuiser pour un résultat médiocre.
Adopter le mode batching
Le batching est une autre technique éprouvée pour minimiser les pertes de temps et les ruptures de focus. Elle consiste à regrouper toutes vos tâches similaires pour les traiter en une seule fois. Par exemple, plutôt que de vérifier vos emails au fil de l’eau, réservez 2 créneaux par jour pour tout traiter d’un coup. Vous limitez ainsi les va-et-vient coûteux entre vos différents projets. Cette approche s’applique à de nombreux cas : appels téléphoniques, réunions d’équipe, pause-café avec les collègues… En massant ces activités sur des créneaux dédiés, vous restez concentré sur vos priorités sans interruption. Une étude de l’Université de Californie a d’ailleurs montré que les employés ayant adopté le mode batching gagnaient jusqu’à 40% de productivité ! De quoi tester la méthode sans tarder 😉
Savoir dire non et fixer ses limites
Malgré votre organisation impeccable, il y aura toujours des demandes urgentes ou des sollicitations de dernière minute. Savoir dire non est alors indispensable pour préserver ses priorités et sa productivité est l’un des secrets. Selon une étude menée par Future Workplace, 58% des managers peinent à refuser des tâches quand leur charge de travail est déjà trop lourde. Pourtant, accepter par défaut de tout faire est la porte ouverte à la surchauffe et à l’épuisement. Apprenez à repérer les demandes déraisonnables pour pouvoir opposer un « non » ferme et poli. Face à votre manager, argumentez de façon factuelle : « cette nouvelle mission risque de repousser la date de livraison du projet X, qui est prioritaire d’après la dernière réunion ». Avec vos collègues, expliquez avec empathie que votre planning est déjà bien rempli sur le mois. Et proposez des alternatives : « je ne vais pas pouvoir t’aider sur ce dossier. Mais je peux te recommander untel qui sera plus disponible. » Bref, osez dire non pour respecter vos limites. C’est la condition pour rester serein et productif sur le long terme !
La productivité et ses secrets est une question d’organisation et de focus
Nous l’avons vu, il est possible de gagner en efficacité sans surmenage, simplement en adoptant les bonnes méthodes. Identifier ses voleurs de temps, hiérarchiser ses tâches, alterner focus et batching, savoir dire non… Ces quelques habitudes peuvent vraiment maximiser votre productivité et réveler ses secrets. Alors, qu’allez-vous changer dès aujourd’hui ? Aurez-vous le courage de couper vos notifications pendant 2 heures pour avancer sans interruption ? Testerez-vous la technique du batching pour vos emails et réunions ? Ou oserez-vous enfin dire non à une demande déraisonnable ? À vous de jouer pour devenir une machine productive… tout en préservant votre sérénité !
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